Táto informácia sa vzťahuje najmä na spracúvanie údajov pri vyplnení formulárov na webe, kúpe a správe členstiev, používaní digitálnych členských kariet, kúpe vstupeniek alebo tovaru, účasti na tréningoch, táboroch a podujatiach a pri komunikácii s Modrou líškou.
1. Kto spracúva vaše osobné údaje
Modrá líška, občianske združenie
Vinárska 447/13, 900 01 Modra
IČO: 53540760
Web: modraliska.sk
E-mail: modraliska@modraliska.sk
Kontakt pre otázky a uplatnenie práv: gdpr@modraliska.sk
2. Aké osobné údaje spracúvame
Podľa konkrétnej situácie môžeme spracúvať najmä:
- meno a priezvisko, e-mail, telefónne číslo, fakturačnú alebo doručovaciu adresu,
- údaje rodiča alebo zákonného zástupcu a údaje dieťaťa, najmä meno, priezvisko, vek alebo dátum narodenia,
- údaje odoslané cez formulár záujmu vrátane organizačnej poznámky, zdroja formulára, identifikátora odoslania a času odoslania,
- údaje o členstve, členskej karte, vstupenke, službe, objednávke alebo zakúpenom tovare,
- údaje o platbe a stave objednávky; úplné údaje platobnej karty štandardne nespracúvame,
- údaje potrebné pre digitálnu členskú kartu, najmä meno člena, typ a platnosť členstva, QR kód alebo unikátne ID karty,
- zdravotné obmedzenia alebo alergie dieťaťa, iba ak sú nevyhnutné na bezpečné zabezpečenie aktivity a boli poskytnuté samostatne,
- fotografie a videozáznamy z aktivít, tréningov a podujatí,
- technické a bezpečnostné údaje súvisiace s prevádzkou webu a formulárov, napríklad IP adresa, typ zariadenia, čas požiadavky a technický záznam o chybe.
3. Na aké účely údaje používame a na akom právnom základe
a) Nezáväzné formuláre záujmu na webe
Údaje používame na spracovanie vášho záujmu, kontaktovanie rodiča, posúdenie vhodnej vekovej skupiny a poskytnutie informácií o termínoch a podmienkach kurzu.
Právny základ: kroky pred uzatvorením zmluvy vykonané na vašu žiadosť a oprávnený záujem na bezpečnom a riadnom vybavení formulára.b) Kúpa a správa členstva
Údaje spracúvame, aby sme mohli vytvoriť a spravovať členstvo, overovať jeho platnosť, poskytovať členské benefity a komunikovať o členstve.
Právny základ: plnenie zmluvného alebo obdobného členského vzťahu a oprávnený záujem na riadnej správe členstva.c) Digitálna členská karta
Spracúvame údaje potrebné na vytvorenie karty, jej zobrazenie v Apple Wallet alebo Google Wallet, overenie cez QR kód alebo unikátne ID a zasielanie servisných správ súvisiacich s kartou.
Právny základ: plnenie zmluvného alebo obdobného členského vzťahu a oprávnený záujem na poskytovaní členských benefitov.d) Tréningy, tábory, vstupenky a podujatia
Údaje používame na evidenciu účastníkov, organizačnú komunikáciu, kontrolu oprávnenia na účasť a zabezpečenie riadneho a bezpečného priebehu aktivity. Pri dieťati spracúvame potrebné údaje dieťaťa a jeho zákonného zástupcu.
Právny základ: plnenie zmluvy alebo kroky pred jej uzatvorením, plnenie zákonných povinností a oprávnený záujem na organizácii a bezpečnosti aktivity.e) Zdravotné obmedzenia a alergie detí
Tieto osobitné kategórie údajov spracúvame iba v nevyhnutnom rozsahu na bezpečné zabezpečenie konkrétnej aktivity. Prístup majú iba poverené osoby, ktoré tieto informácie potrebujú.
Právny základ: výslovný súhlas zákonného zástupcu podľa článku 6 ods. 1 písm. a) a článku 9 ods. 2 písm. a) GDPR.f) Predaj tovaru a vybavenie objednávok
Údaje používame na vybavenie objednávky, platby, osobného odberu alebo doručenia tovaru.
Právny základ: plnenie zmluvy a plnenie zákonných povinností.g) Platby, fakturácia a účtovníctvo
Údaje spracúvame na prijatie a spárovanie platby, evidenciu objednávok, vystavenie dokladov a plnenie daňových a účtovných povinností.
Právny základ: plnenie zmluvy a zákonných povinností.h) Servisná a organizačná komunikácia
Ide najmä o potvrdenia, pokyny k tréningu alebo podujatiu, zmenu termínu, informácie o členstve, karte alebo objednávke.
Právny základ: plnenie zmluvy a oprávnený záujem na riadnej komunikácii.i) Novinky, vlastné aktivity a členské benefity
Existujúcim členom a zákazníkom môžeme v zákonom dovolenom rozsahu zasielať informácie o vlastných podobných aktivitách a benefitoch. Odber možno jednoducho a bezplatne odmietnuť pri získaní kontaktu aj v každej správe. Ostatným osobám posielame marketingové správy iba na základe súhlasu.
Právny základ: oprávnený záujem v spojení s pravidlami elektronickej komunikácie alebo súhlas, ak je potrebný.j) Informácie o partneroch
Členom môžeme komunikovať partnerov a benefity, ktoré sú súčasťou členstva. Partnerom osobné údaje štandardne neposkytujeme; člen sa u partnera preukazuje digitálnou kartou.
k) Fotografie a videá
Identifikovateľné fotografie alebo videá detí určené na web, sociálne siete, tlač alebo propagáciu používame na základe samostatného súhlasu zákonného zástupcu. Súhlas možno kedykoľvek odvolať. Primerané dokumentačné zábery, na ktorých konkrétna osoba nie je hlavným alebo ľahko identifikovateľným predmetom, môžeme po vyhodnotení proporcionality spracúvať na základe oprávneného záujmu.
Právny základ: súhlas; pri primeranej dokumentácii oprávnený záujem po zohľadnení práv a záujmov dotknutých osôb, najmä detí.l) Bezpečnosť a technická prevádzka
Technické údaje používame na ochranu formulárov pred zneužitím, riešenie chýb, prevenciu incidentov a zabezpečenie dostupnosti webu.
Právny základ: oprávnený záujem na bezpečnej prevádzke webu a služieb.m) Meranie návštevnosti webu
Po vašom dobrovoľnom súhlase používame Google Analytics 4 na meranie návštevnosti, zobrazení stránok a vybraných interakcií, napríklad začatia a úspešného odoslania registračného formulára alebo kliknutia na dôležitý odkaz. Do analytiky neposielame mená, e-mailové adresy, telefónne čísla ani obsah formulárov.
Právny základ: súhlas podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR. Súhlas možno kedykoľvek odvolať cez odkaz „Nastavenia cookies“ v pätičke webu.4. Komu môžeme osobné údaje poskytnúť
Osobné údaje nepredávame. V nevyhnutnom rozsahu ich môžu spracúvať:
- poverené osoby združenia, tréneri a organizátori, ktorí údaje potrebujú na zabezpečenie aktivity,
- Google Ireland Limited, najmä pri odoslaní webových formulárov cez Google Apps Script, ich evidencii v službách Google a po udelení súhlasu pri používaní Google Analytics 4,
- Paysy alebo iný poskytovateľ systému pre členstvá, vstupenky, e-shop a digitálne karty,
- Stripe alebo iný poskytovateľ platobných služieb,
- Apple a Google pri dobrovoľnom používaní digitálnej karty v Apple Wallet alebo Google Wallet,
- poskytovateľ webhostingu, technickej správy webu, e-mailových a bezpečnostných služieb,
- účtovný alebo daňový poradca, pošta a kuriérska spoločnosť, ak je to potrebné,
- orgány verejnej moci, ak nám poskytnutie údajov ukladá zákon.
Dodávatelia spracúvajú údaje podľa našich pokynov alebo ako samostatní prevádzkovatelia podľa povahy služby.
5. Prenos údajov mimo EÚ alebo EHP
Údaje spracúvame primárne v EÚ alebo EHP. Niektorí technologickí poskytovatelia môžu údaje spracúvať aj v tretích krajinách. Prenos sa uskutočňuje iba pri splnení podmienok GDPR, najmä na základe rozhodnutia o primeranosti, štandardných zmluvných doložiek alebo iného zákonného mechanizmu. Informáciu o konkrétnych zárukách si môžete vyžiadať na gdpr@modraliska.sk.
6. Ako dlho údaje uchovávame
- nezáväzné formuláre záujmu: najviac 12 mesiacov od odoslania alebo poslednej súvisiacej komunikácie, ak nevznikne zmluvný vzťah,
- členstvo a členská karta: počas trvania členstva a následne spravidla najviac 3 roky na riešenie nárokov a kontroly,
- objednávky vstupeniek a e-shopu: spravidla najviac 3 roky; účtovné a daňové doklady počas zákonnej lehoty, spravidla 10 rokov,
- zdravotné obmedzenia a alergie: počas konkrétnej aktivity a následne bez zbytočného odkladu, spravidla najneskôr do 30 dní po jej skončení, ak nevznikol incident alebo právny nárok,
- marketing na základe súhlasu: do odvolania súhlasu; pri existujúcich členoch a zákazníkoch počas vzťahu a najviac 1 rok po jeho skončení, ak nebol odber odmietnutý skôr,
- fotografie a videá na základe súhlasu: do odvolania súhlasu alebo do odstránenia z používaných kanálov v primeranom technickom rozsahu; už vytlačené materiály sa nemusia dať spätne stiahnuť,
- údaje Google Analytics 4: údaje na úrovni používateľov a udalostí najviac 14 mesiacov podľa nastavenia služby; súhrnné reporty môžu byť dostupné dlhšie,
- technické a bezpečnostné záznamy: iba počas obdobia potrebného na bezpečnosť a riešenie incidentov, spravidla najviac 12 mesiacov,
- žiadosti týkajúce sa ochrany údajov: spravidla 5 rokov od ich vybavenia na preukázanie splnenia povinností.
Ak je údaj potrebný na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov, môžeme ho uchovať počas príslušnej premlčacej lehoty.
7. Vaše práva
Máte právo požiadať o prístup k údajom, ich opravu, vymazanie alebo obmedzenie spracúvania, namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme, požiadať o prenosnosť údajov a odvolať súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.
Práva si môžete uplatniť na gdpr@modraliska.sk. Odpovieme bez zbytočného odkladu, spravidla do jedného mesiaca. Na ochranu údajov môžeme primerane overiť totožnosť žiadateľa.
Máte tiež právo podať návrh na začatie konania alebo sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
8. Dobrovoľnosť poskytnutia údajov
Údaje označené ako povinné sú potrebné na vybavenie formulára, objednávky alebo poskytnutie služby. Bez nich nemusíme vedieť žiadosť vybaviť alebo službu poskytnúť. Poskytnutie údajov na marketing, fotografie, videá a zdravotné informácie je dobrovoľné, pričom odmietnutie marketingu alebo fotografovania nesmie samo osebe brániť účasti na aktivite. Ak však chýba informácia nevyhnutná na bezpečné zabezpečenie aktivity, nemusíme vedieť aktivitu primerane prispôsobiť.
9. Automatizované rozhodovanie
Nevykonávame automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie, ktoré by malo právne alebo podobne významné účinky na dotknuté osoby.
11. Zmeny dokumentu
Dokument môžeme aktualizovať, ak sa zmení spôsob spracúvania, rozsah služieb, používaní dodávatelia alebo právne požiadavky. Aktuálna verzia bude vždy dostupná na tejto stránke.